Thủ tục thành lập công ty tại Hà Nội và Những lưu ý cần biết 2020

Có khoảng 87.3% trong số gần 5000 doanh nghiệp thành lập mới tại Hà Nội bị trả hồ sơ khi nộp lần đầu tiên. Lý do là không nắm rõ thủ tục cần thiết mà KDG Accounting liệt kê dưới đây.

Nội dung chính

NHỮNG NỘI DUNG CẦN BIẾT CHO VIỆC THÀNH LẬP CÔNG TY TẠI HÀ NỘI

01. Người sáng lập công ty

Không có quy định nào về trình độ học vấn, bằng cấp chuyên môn hay nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của người sáng lập công ty. Chỉ cần cá nhân đó có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc trường hợp pháp luật cấm thì đều có thể đứng ra thành lập công ty.

Ví dụ: Anh A có hộ khẩu thường trú ở TP. Hồ Chí Minh, năng lực hành vi dân sự bình thường, không trong thời gian thụ án hay bị pháp luật cấm hoạt động, hoàn toàn được phép thành lập công ty có địa chỉ trụ sở tại TP.Hà Nội.

02. Loại hình công ty

Có 3 loại hình doanh nghiệp chủ yếu mà bạn có thể đăng ký gồm: Công ty TNHH một thành viên (công ty TNHH); công ty TNHH hai thành viên (công ty TNHH); công ty cổ phần (CTCP).

Lưu ý:

– Công ty TNHH một thành viên: Chỉ có 1 người là chủ sở hữu (người đứng ra thành lập công ty). Có thể đăng ký chủ sở hữu đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc là hai người khác nhau.

– Công ty TNHH hai thành viên: Từ 2 đến 50 thành viên.

– CTCP: Từ 3 cổ đông trở lên và không giới hạn số lượng cổ đông.

03. Tên công ty

Trên thực tế, nhiều người chưa thành lập công ty nhưng đã thiết kế logo hay website theo tên mình muốn đặt. Đến khi đăng ký thành lập công ty, tên đó không được Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) chấp thuận do tên bị trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn. Cụ thể:

– Tên bị trùng là toàn bộ phần tên của công ty giống tên công ty khác đã đăng ký (không phân biệt loại hình TNHH hay cổ phần).

– Tên gây nhầm lẫn có nghĩa là phần tên riêng của công ty viết bằng tiếng nước ngoài hoặc ghép bởi các chữ cái tiếng Việt không có nghĩa, dẫn đến nhầm lẫn với một công ty đã đăng ký mà có cụm từ phía trước giống nhau.

Ví dụ: Công ty TNHH Công nghệ số LINE dễ gây nhầm lẫn với Công ty TNHH Công nghệ số/Công ty TNHH Công nghệ số LI).

Để chắc chắn thì bạn có thể thêm cụm từ tiếng Việt có nghĩa ngay sau tên riêng đó như cụm từ Việt Nam, Hà Nội, Toàn Cầu…

04. Địa chỉ công ty

Nhiều người muốn đăng ký địa chỉ công ty ngay tại nhà mình cho tiện kinh doanh, hoạt động. Tuy nhiên, cần lưu ý là địa chỉ công ty không được đặt ở chung cư và nhà tập thể. Trừ trường hợp tòa nhà chung cư có chức năng cho thuê làm văn phòng, khu tập thể nhưng đã phân lô làm nhà riêng kiên cố tách biệt.

Đối với tòa nhà chung cư có chức năng cho thuê văn phòng nhưng tòa nhà đó là hỗn hợp, phân tầng chung cư nhà ở, trung tâm thương mại, cho thuê văn phòng thì cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh địa chỉ công ty mình nằm ở tầng cho thuê văn phòng (quyết định của chủ đầu tư về cơ cấu, quy hoạch của tòa nhà).

05. Vốn điều lệ

Đây cũng là vấn đề nhiều bạn còn băn khoăn. Bởi muốn đăng ký vốn điều lệ cao nhưng số vốn hiện có không đủ. Theo Luật Doanh nghiệp, khi đăng ký thành lập công ty, không bắt buộc chứng minh có đủ số vốn điều lệ, cũng như không có quy định cụ thể về mức vốn điều lệ tối đa, tối thiểu. Vì thế, bạn có thể đăng ký số vốn điều lệ tùy theo quy mô hoạt động của công ty mình. Chỉ cần lưu ý vấn đề sau:

– Đối với ngành nghề kinh doanh bất động sản thì vốn điều lệ phải từ 20 tỷ trở lên.

– Vốn điều lệ nhỏ hơn hoặc bằng 10 tỷ thì mức lệ phí môn bài phải đóng là 2.000.000 đồng/năm.

– Vốn điều lệ lớn hơn 10 tỷ thì mức lệ phí môn bài phải đóng là 3.000.000 đồng/năm.

– Nếu công ty có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp kể từ ngày 01/07 trở đi thì chỉ phải đóng lệ phí môn bài nửa năm.

– Theo quy định của pháp luật, trong vòng 90 ngày kể từ ngày có giấy phép kinh doanh, công ty phải góp đủ số vốn đã đăng ký.

06. Ngành nghề kinh doanh

Bạn cần lưu ý một số ngành nghề có điều kiện như:

– Các ngành có hoạt động đấu giá đều không được đăng ký hoạt động đấu giá (thủ tục này phải đăng ký bên Bộ Tư pháp, không thuộc thẩm quyền của Sở KH&ĐT).

– Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động, việc làm: Không được đăng ký hoạt động trung tâm môi giới lao động, việc làm (vì mở trung tâm môi giới thuộc thẩm quyền của cơ quan nhà nước khác không phải Sở KH&ĐT).

– Bán buôn kim loại và quặng kim loại: Không được đăng ký lĩnh vực kinh doanh vàng miếng.

– Đăng ký ngành nghề kinh doanh hóa chất: Phải đáp ứng quy định tại Điều 14 Luật Hóa chất năm 2007 và Điều 9 Nghị định 113/2017/NĐ-CP.

– Đăng ký ngành nghề kinh doanh vận tải: Phải đáp ứng quy định của Luật Giao thông đường bộ năm 2008 và Nghị định 86/2014/NĐ-CP.

– Và một số ngành nghề có điều kiện khác.

07. Người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật (với chức danh: giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch HĐQT, chủ tịch HĐTV, chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc…) có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài tùy theo nhu cầu của công ty.

Trường hợp công ty 100% vốn Việt Nam nhưng nếu có nhu cầu cho người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật (giám đốc, tổng giám đốc…) hoàn toàn có thể đăng ký được. Chỉ cần có bản sao công chứng trong vòng 6 tháng của hộ chiếu và sổ đăng ký tạm trú của người nước ngoài đó.

08. Thông tin cá nhân

Khi cung cấp thông tin trong hồ sơ thành lập công ty, bạn cần cung cấp đầy đủ, chính xác theo bản CMND/căn cước công dân/hộ chiếu gồm: Số, ngày cấp, nơi cấp, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, địa chỉ chỗ ở hiện tại.

Lưu ý: Có những trường hợp nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu khác với thông tin trên CMND/căn cước công dân do đã chuyển hộ khẩu đến nơi ở mới mà chưa đổi CMND- /căn cước công dân, thì bạn cần cung cấp thông tin theo địa chỉ ghi trên CMND/căn cước công dân. Địa chỉ phải đủ 4 cấp (số nhà, ngõ, đường/thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, huyện/TP/thị xã, tỉnh/TP). Vì khi nộp hồ sơ sẽ nộp kèm CMND/căn cước công dân chứ không nộp sổ hộ khẩu.

HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ KHI THÀNH LẬP CÔNG TY TẠI HÀ NỘI

Hồ sơ cần có các giấy tờ sau:

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu I-1; I-2 hoặc I-3 tùy theo từng loại hình công ty của Thông tư 02/2019/BKHĐT, có hiệu lực ngày 11/3/2019);

– Điều lệ công ty;

– Danh sách thành viên/danh sách cổ đông sáng lập (theo mẫu I-6/I-7 của Thông tư 02/2019/BKHĐT, có hiệu lực ngày 11/3/2019 tùy theo loại hình công ty);

– Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của người sáng lập công ty;

– Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ (nếu người nộp hồ sơ không đồng thời là người đại diện theo pháp luật);

– Văn bản ủy quyền của đại diện theo pháp luật công ty (nếu người nộp hồ sơ không đồng thời là người đại diện theo pháp luật);

Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT TP. Hà Nội là cơ quan tiếp nhận và trả kết quả thủ tục thành lập công ty. Toàn bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đều nộp qua hệ thống tiếp nhận online.

3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ phản hồi về tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ thì sẽ nhận được thông báo hợp lệ. Khi đó, bạn chỉ việc đem nộp bộ hồ sơ bản giấy kèm thông báo hợp lệ và giấy biên nhận tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh rồi chờ lấy kết quả. Nếu hồ sơ chưa đúng thì sẽ nhận được thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Doanh nghiệp sẽ phải nộp lại bộ hồ sơ từ đầu.

NHỮNG LƯU Ý CẦN BIẾT KHI THÀNH LẬP CÔNG TY TẠI HÀ NỘI NĂM 2020

Để việc làm và nộp hồ sơ thành lập công ty suôn sẻ, bạn cần chú ý ngày 11/3/2019 là ngày bắt đầu có hiệu lực của Thông tư 02/2019/BKHĐT. Thông tư này sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ KH&ĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, có một số điểm mới cơ bản sau:

– Bắt buộc đăng ký thông tin kế toán trưởng/người phụ trách kế toán tại trường dữ liệu người quản lý khác trên cổng thông tin đăng ký kinh doanh. Ở đây không bắt buộc phải là người có chứng chỉ kế toán trưởng mà lấy thông tin của bất kỳ ai đăng ký cũng được.

– Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT: Chọn 1 trong 4 phương pháp gồm khấu trừ; trực tiếp trên GTGT; trực tiếp trên doanh số; không phải nộp thuế GTGT.

– Một số biểu mẫu hồ sơ có sự thay đổi (theo thông tư 02/2019/BKHĐT).

– Tại danh sách cổ đông sáng lập và danh sách thành viên có ô “Thời điểm góp vốn”. Tại ô này, cần ghi thời gian là thời hạn góp đủ vốn điều lệ (theo quy định là trong vòng 90 ngày kể từ ngày có giấy phép). Bạn có thể ghi thời gian là tối đa 90 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ là hợp lý.

Bên cạnh đó, có một số lỗi bạn rất có thể gặp phải khi làm hồ sơ thành lập công ty. Hãy lưu ý những lỗi này, tránh phải làm đi làm lại hồ sơ, mất thời gian, công sức:

– Khi nộp hồ sơ online, nhập thông tin trên hệ thống dữ liệu không khớp với thông tin trên hồ sơ bản giấy. Cần để ý đến từng chi tiết nhỏ như giới tính, dân tộc, loại giấy chứng thực cá nhân gì, chức danh người đại diện theo pháp luật, chi tiết trong ngành nghề kinh doanh hay ngành nghề kinh doanh chính… vì những mục này thường xuyên bị nhập nhầm so với thông tin trên hồ sơ bản giấy.

– Không đủ những đầu mục hồ sơ cần nộp theo quy định như hướng dẫn tại Mục 2 ở trên.

– Chi tiết ngành nghề không đúng theo quy định về ngành nghề.

– Không trích dẫn điều luật hoặc trích dẫn không đúng điều luật đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

– Tại bản “Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp”, ở trang cuối có dòng “Tôi cam kết: Trụ sở chính thuộc quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp của công ty và được sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật”. Ở chỗ này, cần chọn một trong hai cụm từ quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của công ty.

– Chữ ký của một người tại các đầu mục hồ sơ không giống nhau.

– Tên công ty bị trùng hoặc gây nhầm lẫn.

Ngoài ra, vẫn còn khá nhiều lỗi khác mà trong phạm vi bài viết này, chúng tôi không thể kể chi tiết được. Nếu bạn còn thắc mắc cần tư vấn, hỗ trợ về thủ tục hay hồ sơ thành lập công ty, hãy liên hệ với KDG Accounting qua hotline 0907.908.167 (TPHCM) hoặc 0907.908.167 (Hà Nội) để được tư vấn.

Trần Giang – Phòng pháp lý KDG Accounting

Kiến Thức