Thủ tục đặt in và thông báo phát hành hóa đơn lần đầu năm 2019

Bài viết này chia sẻ về thủ tục đặt in và thông báo phát hành hóa đơn lần đầu dành cho các doanh nghiệp mới thành lập cũng như các bạn kế toán chưa rõ về vấn đề này.

1. Đối tượng đặt in hóa đơn giá trị gia tăng

Doanh nghiệp thành lập đăng ký kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng.

2. Thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu

Kể từ ngày 12/6/2017 theo Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

“Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

– Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.”

– Vì vậy trước khi đặt in hóa đơn lần đầu doanh nghiệp phải gửi “Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in Mẫu số 3.14” đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

– Sau khi cơ quan thuế trả kết quả chấp nhận doanh nghiệp được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng thì doanh nghiệp tiến hành liên hệ với nhà in để đặt in.

– Khi đã lựa chọn được nhà in doanh nghiệp cần:

 + Làm hợp đồng đặt in hóa đơn: Hợp đồng in hoá đơn được thể hiện bằng văn bản và trên Hợp đồng phải ghi cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hoá đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc).

 + Chọn mẫu hóa đơn, thống nhất về nội dung của tờ hóa đơn giá trị gia tăng và giá in hóa đơn.

– Hồ sơ đặt in hóa đơn gồm:

 + Bản sao Giấy phép kinh doanh

 + Bản sao Chứng minh thư nhân dân của Giám đốc

 + Kết quả chấp nhận doanh nghiệp được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng của cơ quan thuế.

– Khi đã nhận xong hóa đơn đặt in doanh nghiệp phải tiến hành làm thanh lý hợp đồng với nhà in và yêu cầu nhà in xuất hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp.

3. Thủ tục làm thông báo phát hành hóa đơn

3.1 Hồ sơ làm thông báo phát hành hóa đơn

Từ ngày 12/6/2017 theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: “4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

  • Doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, sau hai ngày làm việc kể từ ngày nộp thông báo nếu bên thuế không phản hồi lại và kiểm tra trên trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn xem thông tin hóa đơn đã được cập nhật thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn.

Trường hợp thông tin hóa đơn chưa được cập nhật thì phải liên hệ với đội ấn chỉ nơi cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn.

Hồ sơ làm thông báo phát hành hóa đơn:

  • Chữ ký số (Token)
  • Thông báo phát hành hóa đơn file XML
  • Hóa đơn mẫu (3 liên) được đính kèm trong file word

3.2 Cách làm và nộp thông báo phát hành hóa đơn

Cách làm thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm HTKK

Đăng nhập vào phần mềm HTKK => hóa đơn => thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

– Sau khi đã nhập xong chọn: “Kết xuất XML” để có file chuẩn bị nộp qua mạng

– Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

+ Đăng nhập mã số thuế vào trang: http://nhantokhai.gdt.gov.vn

+ Chọn tài khoản => đăng ký thêm tờ khai => tích chọn TB01/AC- Thông báo phát hành hóa đơn => tiếp tục

+ Sau khi đã đăng ký xong doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn: Vào mục nộp tờ khai => tải lên giống như việc nộp tờ khai thuế GTGT.

+ Nộp file hóa đơn mẫu đã chuẩn bị doanh nghiệp vào tra cứu => TB01/AC- Thông báo phát hành hóa đơn => gửi phụ lục => chọn file => ký nộp.

Kiến Thức