Hướng dẫn CHI TIẾT cách đăng thông báo mẫu dấu online qua mạng

Sau khi thành lập, thay đổi tên hay địa chỉ doanh nghiệp buộc phải khắc và sử dụng con dấu mới. Tuy nhiên, để con dấu doanh nghiệp có hiệu lực pháp lý cần phải làm thông báo công bố mẫu dấu. Theo quy định hiện tại, việc thông báo mẫu dấu bắt buộc phải làm online, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết và đầy đủ toàn bộ hồ sơ, quy trình tiến hành cho bạn.

1. Hồ sơ, thủ tục cần chuẩn bị để đăng thông báo mẫu dấu công ty

Tùy vào loại hình doanh nghiệp chọn 1 trong 2 mẫu hồ sơ sau đây và Hồ sơ này cần có Chữ ký và đóng dấu của người đại diện pháp luật theo công ty.

của doanh nghiệp theo Thông tư 20/2015/TT – BKHĐT ngày 01 tháng 12 năm 2015 – Mẫu này dùng cho doanh nghiệp thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh như: Thay đổi địa chỉ khác quận, thay đổi tên công ty – Download mẫu

2. Hướng dẫn quy trình đăng thông báo mẫu dấu online

Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử được quy định tại Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, cụ thể như sau:







Điều

Nội dung

Điều 35

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Điều 36

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ

Điều 37

Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng

Điều 38

Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

Điều 39

Xử lý vi phạm, khiếu nại và giải quyết tranh chấp liên quan đến chữ ký số công cộng, Tài khoản đăng ký kinh doanh

Tài liệu này được soạn thảo nhằm hướng dẫn quy trình thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

QUY TRÌNH THÔNG BÁO MẪU DẤU QUA MẠNG ĐIỆN TỬ

I.   Đăng ký tài khoản truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Nhập địa chỉ http://dangkyquamang.dkkd.gov.vn trên thanh trình duyệt Web à Nhấn nút [Enter] trên bàn phím để truy cập vào trang thông tin điện tử (trang web) của ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Bước 2: Tạo tài khoản, cụ thể:

–       Tại cửa sổ đăng nhập, nhấn [Tạo tài khoản mới(Hình 1);


Hình 1: Màn hình đăng nhập

–       Nhập các thông tin về việc tạo tài khoản tại mục “Chi tiết đăng nhập” (Hình 2);


Hình 2: Màn hình tạo tài khoản mới

Lưu ý:

–   Mật khẩu bắt buộc phải chứa ít nhất 8 ký tự, bao gồm 1 ký tự đặc biệt và 1 chữ số.

–   Ví dụ các ký tự đặc biệt như: $!*-_

–   Ví dụ mật khẩu hợp lệ: abcd_123


Lưu ý: Trong trường hợp Hệ thống thông báo tài khoản chưa kích hoạt thành công, người nộp hồ sơ/người đăng ký cần tiếp tục đăng nhập như bình thường, nếu vẫn chưa đăng nhập được, vui lòng liên hệ tới hòm mail hotro@brr.vn để được hướng dẫn hoặc liên hệ theo số điện thoại: 0438489912, SML: 303 hoặc 304.

– Nếu nộp hồ sơ bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh, người ký xác thực hồ sơ cần được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh

– Nếu nộp hồ sơ bằng Chữ ký số công cộng, người ký xác thực hồ sơ cần được gán Chữ ký số công cộng vào Tài khoản

2.1.  Đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh

2.1.1. Các bước thực hiện đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh

– Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện các bước sau để được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh:

Bước 1: Tạo tài khoản thông thường (Thực hiện như hướng dẫn tại mục 2.1.1 Tài liệu này);

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản thông thường đã tạo tại Bước 1;

Bước 3: Tại thanh công cụ, chọn “Quản lý thông tin cá nhân”, chọn [Yêu cầu Tài khoảđăng ký kinh doanh] (Hình 9hoặc [Thay đổi thông tin cá nhân] -> nhấn nút [Yêu cầu Tàkhoảđăng ký kinh doanh] (Error! Reference source not found.);

Hình 9: Yêu cầu Tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 4: Tích chọn “Tôi đồng ý với các điều khoản và điều kiện để được gán Tài khoản đăng ký kinh doanh với Phòng Đăng ký kinh doanh” (Hình 10);

Bước 5: Chọn và tải tài liệu chứng thực cá nhân: Nhấn nút [Browse] để tìm kiếm tài liệu chứng thực cá nhân à Nhấn nút [Upload] để tải tài liệu (Hình 10);

1.   Tài khoản đăng ký kinh doanh gửi qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia được kích hoạt khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

a.  Người dùng kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc;

b.   Người dùng có gửi kèm bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ khi đăng ký tài khoản;

c.   Một cá nhân không đăng ký hơn một Tài khoản đăng ký kinh doanh.

2.  Việc kê khai thông tin đăng ký Tài khoản đăng ký kinh doanh được coi là đầy đủ, chính xác khi người dùng kê khai đầy đủ các thông tin bắt buộc và các thông tin này phải chính xác như các thông tin hiển thị trong bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân gửi kèm.

Các thông tin người dùng bắt buộc phải kê khai bao gồm: Họ và tên; Giới tính; Ngày sinh; Quốc tịch; Dân tộc; Địa chỉ liên hệ; Địa chỉ thường trú; Email; Điện thoại; Loại giấy tờ chứng thực cá nhân; Số giấy tờ chứng thực cá nhân; Ngày cấp; Nơi cấp.

3.  Giấy tờ chứng thực cá nhân được sử dụng để đăng ký Tài khoản đăng ký kinh doanh bao gồm:

a)  Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực;

b)  Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;

c)   Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

4.   Bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ là bản điện tử được tạo lập từ việc quét (scan) hoặc chụp ảnh từ bản giấy gốc, phải đảm bảo hiển thị rõ nét, đầy đủ, chính xác thông tin như bản giấy gốc, không có dấu hiệu cắt ghép, mờ hoặc mất một phần thông tin.

5.  Sau khi kích hoạt hoặc từ chối kích hoạt Tài khoản đăng ký kinh doanh, Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua thư điện tử cho người dùng.

2.2.  Kết nối chữ ký số công cộng với tài khoản

2.2.1. Thông tin về nhà cung cấp chữ ký số công cộng

Hiện nay, 9 nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ở Việt Nam đã tích hợp với Cổng Thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, do đó, việc thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sẽ thực hiện được nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký sử dụng chữ ký số của 6 nhà cung cấp này, bao gồm:

1.  Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT-CA)

2.  Công ty cổ phần Công nghệ thẻ Nacencomm (CA2)

3.  Công ty cổ phần BKAV (BKAV-CA)

4.  Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel (VIETTEL-CA)

5.  Công ty cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT-CA)

6.  Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông CK (CK-CA)

7.  Công ty Cổ phần Viễn thông New-Telecom (NEWTEL-CA)

8.  Công ty Cổ phần Chứng số an toàn (SAFE-CA)

9.  Công ty Cổ phần Chữ ký số ViNa (Smartsign)




2.2.2. Điều kiệu để gán CKSCC vào tài khoản

–   Cài đặt/Cập nhật Java (Phiên bản mới nhất)

–   Kết nối Chữ ký số với máy vi tính

–   Kết nối Chữ ký số với tài khoản

2.2.3. Hướng dẫn cài đặt Java để  số

• Bước 1: Cài đặt Java tại địa chỉ: https://www.java.com/en/download/

• Bước 2: vào Start (Góc cuối màn hình) Chọn Control Panel => Java

• Bước 3: Chọn “Security”

• Bước 4: Chọn Edit Site List

• Bước 5: Chọn Add

• Bước 6: Nhập vào ô trống đường link https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn và nhấn nút “Add”

• Bước 7: Nhấn Apply => Tiến hành gán chữ ký số vào tài khoản

2.2.4. Các bước thực hiện kết nối chữ ký số vào tài khoản thông thường truy cập Cổng Thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia

Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện các bước sau để kết nối chữ ký số được cung cấp bởi một trong sáu nhà cung cấp chữ ký số vào tài khoản thông thường đã tạo tại mục 2.1.1:

Bước 1: Tạo tài khoản thông thường;

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản thông thường đã tạo tại Bước 1;

Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn [Thay đổi thông tin cá nhân] (Hình 13hoặc chọn mục [Kết nối chữ ký số với tài khoản] (Hình 13);

Hình 13: Yêu cầu kết nối chữ ký số với tài khoản

Bước 4: Cắm USB token của chữ ký số đã đăng ký sử dụng vào ổ cắm USB của máy tính;




Hình 24: Tìm kiếm doanh nghiệp hoặc đơn vị phụ thuộc

Lưu ý:

–   Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số)

–   Nếu tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp: nhập mã số của doanh nghiệp

–   Nếu tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: cần nhập mã số của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (không nhập mã số của doanh nghiệp)



2.   Chọn loại đăng ký thay đổi


Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

–       Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện gán tên người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;

–       Người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn khối thông tin [Người ký/xác nhận];


Hình 30: Khối thông tin Người ký/xác nhận

–       Trong trường “Tìm kiếm email”: Nhập email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và nhấn nút [Tìm kiếm] -> Hệ thống tự động điền thông tin về Họ tên của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ. Thông tin về họ tên và email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơkhông chỉnh sửa được;

–       Để tìm kiếm được thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ email, địa chỉ email cần phải:

·Đã được đăng ký tại bước đăng ký tài khoản thông thường;

·Tài khoản thông thường phải ở trạng thái “đang hoạt động” và đã được kết nối với chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh (tương ứng với phương thức nộp hồ sơ của bộ hồ sơ đang chuẩnbị).

–       Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhập thông tin về Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại trường thông tin “Chức danh” (Hình 31);

Hình 31: Chức danh của người ký

–       Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhấn nút [Chọn] để yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ ký lên hồ sơ (Hình 31). Thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ được cập nhật vào danh sách: Danh sách những người ký lên hồ sơ (Hình 30);

–       Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến địa chỉ email đã đăng ký của các cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ.

Lưu ý:

–      Tại bước này, nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký muốn xóa tên một cá nhân nào đó khỏi danh sách các cá nhân cần ký lên hồ sơ, chọn nút [Xóa] tương ứng với cá nhân đó trong danh sách, xác nhận lại việc xóa tên cá nhân cần ký lên hồ sơ àTên cá nhân này sẽ được xóa khỏi danh sách.

Hình 32: Xóa người ký khỏi danh sách

–       Nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng -> tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng chữ ký số công cộng (Hệ thống không cho phép cá nhân có Tàkhoảđăng ký kinh doanh ký lên hồ sơ này).

–       Nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng Tàkhoảđăng  ký kinh doanh -> tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng Tàkhoảđăng ký kinh doanh (Hệ thống không cho phép cá nhân có chữ ký số công cộng ký lên hồ sơ này).

2.3.  Điền khối thông tin Người liên hệ


Hình 34: Màn hình hiển thị cảnh báo lỗi

–       Trong trường hợp có cảnh báo lỗi: tích vào dòng cảnh báo lỗi -> Hệ thống sẽ tự động chuyển đến màn hình có trường thông tin bị lỗi (Hình 34);

–       Sau khi sửa lỗi, nhấn nút [Đóng báo cáo KT thông tin] để đóng các cảnh báo lỗi (Hình 33);

–       Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra lại thông tin hồ sơ (Hình 33):

·Nếu không còn cảnh báo lỗi, thực hiện tiếp các bước tiếp theo;

·Nếu còn cảnh báo lỗi, thực hiện lại các bước trên.

–       Nhấn nút [Xem trước] để hiển thị Dự thảo Giấy chứng nhận (Hình 33);

V.  Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu

–   Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy).

–   Yêu cầu đối với tài liệu đính kèm là văn bản điện tử:

·Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy

·Có định dạng “.doc” hoặc “.pdf”

·Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)

·Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy

·Có dung lượng không quá 15Mb

Cách tải tài liệu đính kèm

–       Nhấn chọn vào từng tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng.

–  Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhập “chuỗi ký xác nhận” và nhấn nút [Xác nhận] để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.

Hình 36: Nhập mã xác nhận

–  Hệ thống tạo mã số tham chiếu của hồ sơ có dạng như sau: OD-xxxxxxx/xx, ví du: OD- 0000377/13. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” thông tin (Hình 37).

·Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;

·Tích chọn nút xác nhân “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;

·Nhấn nút [Xác nhận] ->Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ;

·Tích chon nút xác nhân “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm” -> Phần tên đăng nhập đã được mặc định sẵn, người ký chỉ cần nhập mật khẩu của tài khoản thông thường đã tạo;

Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng

–       Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng ký hoàn thành việc nộp hồ sơ, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đươc chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và đươc tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (Hình 42: Trạng thái của hồ sơ sau khi nộp vào Phòng ĐKKD ).


Hình 44: Màn hình danh sách hồ sơ và trạng thái hồ sơ



Hình 45: Sơ đồ các bước xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Các giấy tờ nhận được khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Người nộp hồ sơ/người đăng ký cũng có thể xem các văn bản liên quan đến hồ sơ: Giấy biên nhân hồ sơ nôp qua mạng; Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ; Thông tin đầy đủ của hồ sơ nộp trên mạng và trạng thái nộp hồ sơ; trạng thái xử lý hồ sơ tương ứng với từng hồ sơ trong Danh sách hồ sơ đăng ký.

Hình 47: Màn hình in Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ

–  Ngườnộp hồ sơ/người đăng ký truy cập Hệ thống trực tuyến, kiểtra và chỉnh ̉ hồ sơ theo yêu cầu, chuẩn bị và ký lại hồ sơ (tương tự các bước đã thực hiện khi nộp hồ sơ lần đầu).

–  Hồ sơ sử̉ a đổi bổ sung không phải thanh toán lê ̣phí đăng ký doanh nghiệp, do đó người nộp hồ sơ/người đăng ký không phải thực hiện bước thanh toán. Hồ sơ sẽ đươc tự đôṇ g tiếp nhân vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia sau khi hồ sơ được ký.

–  Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để ̉ lý hồ sơ do doanh nghiêp nôp̣ . Trong trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhân đươc email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký. Đối với hồ sơ thông báo mẫu dấu, doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

–  Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tra cứu mẫu dấu của doanh nghiệp đã được đăng tải.

3. Thời gian nhận kết quả thông báo mẫu dấu

Nếu hồ sơ hợp lệ, Trong vòng 03 ngày làm việc, Mẫu dấu công ty sẽ được thông báo trên Cổng thông tin quốc gia, Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo qua email phản hồi về việc đồng ý hồ sơ của Sở.

Lưu ý: nếu doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng cần in thông báo về việc đồng ý mẫu dấu của sở gởi trong email thì ngân hàng mới đồng ý việc mở tài khoản cho doanh nghiệp.

Kiến Thức